Внутрішній аудит компанії

Ми працюємо під ключ: від діагностики облікової системи до письмових рекомендацій із конкретними кроками. оцінюємо коректність ведення обліку та формування фінансової звітності відповідно до вимог П(С)БО або МСФЗ, , ПДВ, податок на прибуток, ПДФО та ЄСВ, первинну документацію, договори, розрахунки з контрагентами.

Послуга підходить для ТОВ, виробничих підприємств, ІТ-компаній і бізнесів із ЗЕД — тим, кому потрібен зовнішній незалежний погляд на фінансову систему без штатного аудитора. На виході — конкретний звіт, перелік виявлених ризиків і план дій. Наш фокус у роботі — не формальна перевірка обліку, а виявлення реальних ризиків, оцінка їх наслідків та пошук практичного рішення для бізнесу.

Втрати рідко виникають раптово. Вони накопичуються там, де немає чіткого розподілу повноважень, де документообіг відстає від реальних операцій, де облік ведеться формально — для звітності, а не для управління. Аудит перевіряє саме ці зони: якість контролів, коректність первинних документів, відповідність процесів внутрішнім регламентам і нормативним вимогам законодавства України.

Зовнішній аудит підтверджує звітність для інвесторів або банків. Внутрішній аудит замовляє власник для себе: щоб побачити, де система внутрішнього контролю дає збої, які процеси створюють ризики для бізнесу та які зміни допоможуть підвищити ефективність роботи компанії.

Методологія оцінки ризиків. Кожен виявлений ризик оцінюється за двома параметрами: імовірністю настання та фінансовим або репутаційним впливом. На перетині цих двох осей формується матриця критичності — від «низького» до «критичного». Критичні ризики потрапляють до звіту першими і отримують найкоротші строки усунення.

Критерії критичності (приклади):

• заниження податкових зобов'язань, що може призвести до суттєвих донарахувань і штрафних санкцій.

• відсутність первинних документів за операціями з нерезидентами.

• невідповідність умов угод із пов'язаними особами принципу «витягнутої руки» (ст. 39 ПКУ).

• ознаки фіктивних контрагентів або транзитних операцій.

• прихований фонд оплати праці або незадекларовані трудові відносини.

Що це дає власнику: чіткий пріоритет — що виправляти негайно, що планово, а що лише моніторити.

• Збір документів і облікових даних — первинна документація, облікова політика, банківські виписки, договори, кадрові файли.

• Тестування контрольних процедур — перевіряємо, чи контрольні заходи реально працюють, чи лише існують на папері.

• Аналіз ключових операцій — закупівлі, розрахунки з контрагентами, нарахування зарплати, ПДВ, податок на прибуток, ПДФО та ЄСВ.

• Інтерв'ю з відповідальними — керівники підрозділів, бухгалтерська служба, уповноважені особи.

• Аудит системи внутрішнього контролю — виявляємо прогалини та зайві процедури, які підвищують ризик помилок або зловживань.

• Звіт із висновками та планом коригування — пріоритизовані рекомендації, зрозумілі власнику без перекладу з аудиторської мови.

Документи, які потрібні для старту:

облікова політика підприємства, оборотно-сальдові відомості за перевірковий період, банківські виписки, зведені регістри по ПДВ та податку на прибуток, типові форми договорів із контрагентами, штатний розпис і зразки наказів по особовому складу. Повний перелік уточнюється на етапі брифу залежно від напрямів перевірки.

Формати надання послуги: внутрішній аудит може проводитися як разова комплексна перевірка окремих напрямів діяльності або як регулярний незалежний контроль ключових бізнес-процесів. Формат і періодичність визначаються залежно від структури компанії, рівня ризиків та цілей власника бізнесу.

Що це дає власнику: розуміння реального стану фінансової системи, а не формальний звіт для архіву.

Насамперед перевіряють ділянки, де зосереджені найбільші ризики для бізнесу: податки, грошові потоки, фінансову та управлінську звітність, ключові бізнес-процеси й систему внутрішнього контролю.

Конкретні ситуації, після яких власники зазвичай звертаються:

• змінився головний бухгалтер або фінансовий директор.

• у поданій звітності знайшли помилки.

• з'явились підозри на нецільове використання коштів.

• компанія готується залучити інвестора або продати частку.

• документообіг виріс до точки, де власник вже не розуміє, що відбувається.

• додатково внутрішній аудит може бути корисним для підготовки до податкової перевірки.

Як часто проводити. Разовий аудит підходить для первинної оцінки ризиків і системи контролю. Надалі оптимальна частота визначається ризик-орієнтованим підходом: комплексний аудит зазвичай проводять раз на рік, а окремі ризикові напрями — частіше, залежно від масштабу бізнесу, складності операцій та рівня регуляторних вимог.

Орієнтовні строки по етапах (одна юрособа, стандартний обсяг):

При складній структурі, кількох юрособах або ЗЕД-операціях терміни уточнюються індивідуально.

Малому та середньому бізнесу не потрібна окрема штатна служба. Зовнішній виконавець на аутсорсі знімає конфлікт інтересів — фахівець не залежить від команди і нікому всередині компанії не підзвітний, а власник отримує повноцінне покриття ризикових зон без додаткової штатної одиниці.

Як це працює на практиці:

• Визначення ризикових ділянок — каса, розрахунки з контрагентами, нарахування зарплати, первинні документи. Починають там, де найбільше операцій або найвищий шанс помилки.

• Базові чек-листи — для бухгалтерії та операційних процесів. Замінюють громіздкий регламент і дозволяють фіксувати відхилення без щомісячного аудитора в штаті.

• Регулярність — квартальна або піврічна перевірка ключових ділянок дає більше, ніж разовий аудит раз на три роки.

• Формат взаємодії з командою клієнта. Аудитор отримує доступ до облікової системи (1С, BAS, SAP або інша), комунікує через погодженого представника — зазвичай це фінансовий директор або головний бухгалтер. Інтерв'ю з керівниками підрозділів проводяться за узгодженим графіком, щоб не зупиняти операційну роботу. Усі запити на документи — письмово, із фіксацією строків відповіді.

• Конфіденційність. Усі матеріали, отримані в ході аудиту, захищені умовами NDA у складі договору. Дані не передаються третім особам, звіт — лише власнику або уповноваженій ним особі.

• Що це дає власнику: контроль без штатної одиниці — економія на FTE з повним покриттям ризикових зон.

Річний план внутрішнього аудиту визначає, які бізнес-процеси, підрозділи та ризикові зони перевірятимуться протягом року і в якій послідовності. Його формують на основі оцінки ризиків, а не випадкового вибору напрямів для перевірки. Річний план будують у кілька кроків: інвентаризують ключові процеси компанії, оцінюють імовірність і вплив ризику по кожному, розставляють пріоритети і складають календар перевірок.

Логіка — від загального до конкретного: спочатку процеси з найвищою матрицею ризику, потім регулярні планові перевірки, і наприкінці — резерв під позапланові події.

Позапланові перевірки закладають у план наперед як резерв: зміна керівництва, різке відхилення показників від норми або запит від ДПС — підстава для негайного запуску.

Контрольний супровід після аудиту. За кожною рекомендацією зі звіту фіксується відповідальна особа і строк усунення. Через погоджений інтервал (зазвичай 30–90 днів) проводиться follow-up: аудитор перевіряє статус виконання і за потреби коригує план дій. Це перетворює разовий звіт на живий інструмент управління ризиками.

Що це дає власнику: системний контроль протягом року без необхідності щоразу формулювати завдання з нуля.

Звіт побудований так, щоб ним міг скористатися власник або керівник — без занурення в облікові деталі.

Структура звіту:

• 1

  Загальний висновок — стислий управлінський summary на 1 сторінку

• 2

  Реєстр невідповідностей із рівнем критичності (критичний / суттєвий / незначний)

• 3

  Конкретні рекомендації з відповідальними та реалістичними строками

• 4

  Реєстр рекомендацій зі статусами: «виконано» / «у роботі» / «відкладено»

• 5

  Додатки: робочі таблиці, вибірки, копії ключових документів

Контрольний супровід. Після передачі звіту аудитор залишається на зв'язку та відстежує впровадження змін у погодженому форматі — письмові статус-апдейти або короткі дзвінки. Особливо важливо для компаній, де функція внутрішнього аудиту передана на аутсорсинг: у цьому випадку супровід входить у регулярний формат співпраці.

Що це дає власнику: не папір в архіві, а інструмент із чіткими наступними кроками і контролем їх виконання.

Внутрішній аудит працює для власника і керівництва — він покращує процеси. Зовнішній підтверджує звітність для третіх сторін.

Внутрішній аудитор підпорядковується власнику і діє в його інтересах. Тому висновки спрямовані на зміни всередині компанії, а не на зовнішнє підтвердження. Головна цінність внутрішнього аудиту полягає не в пошуку помилок, а в тому, щоб своєчасно виявити ризики, посилити систему контролю та надати власнику об'єктивну інформацію для прийняття управлінських рішень.

Ціна залежить від кількості операцій, підрозділів, працівників, глибини перевірки та складності бізнесу.

Одна юрособа з простою структурою — один обсяг роботи. Кілька підрозділів, поєднання П(С)БО з управлінським обліком, наявність ЗЕД — кошторис буде іншим.

Чи можна замовити тільки один блок? Так. Якщо потрібна лише податкова перевірка (ПДВ, податок на прибуток, ПДФО/ЄСВ) — це окремий формат із фіксованим обсягом. Аналогічно — тільки аудит первинних документів або тільки перевірка розрахунків із контрагентами. Обсяг визначається на брифу.

Оцінка вартості займає не більше одного робочого дня після короткого брифу.

Заповнюєте бриф — отримуєте аудит. Між цими двома точками сім кроків.

• 1

  Бриф і первинна консультація. Описуєте ситуацію: що хочете перевірити, що викликає занепокоєння. Разом визначаємо попередній обсяг і формат роботи.

• 2

  Погодження обсягу та термінів. Фіксуємо напрями перевірки, глибину аналізу і строки — у технічному завданні до договору.

• 3

  Підписання угоди. Прописуємо відповідальність сторін, умови конфіденційності (NDA) й порядок передачі документів. Дані клієнта не передаються третім особам.

• 4

  Доступ до даних. Надаєте облікові регістри, первинні документи, доступ до ІТ-систем і контактну особу з команди.

• 5

  Збір і аналіз даних. Аудитор перевіряє облік, процеси та контролі в межах погодженого обсягу. Усі запити на документи — письмово, із фіксацією строків відповіді.

• 6

  Звіт і рекомендації. Передаємо висновки, реєстр виявлених ризиків із рівнями критичності та план дій із пріоритетами.

• 7

  Підтримка після аудиту. Супроводжуємо впровадження змін.

Що це дає власнику: прозорий процес без сюрпризів — від першого дзвінка до закритого реєстру рекомендацій.