Військовий облік резидентів Дія.City

Ми організовуємо та ведемо військовий облік у вашій компанії: перевіряємо документацію, формуємо облікову документацію, готуємо форми та звітність до ТЦК і СП у встановлені строки. На виході — структурована документація за вимогами Закону № 2232-XII та Порядку № 1487, актуальний список облікових даних і розуміння, хто зі співробітників потребує окремої уваги.

Обов'язок вести військовий облік виникає не з факту реєстрації в реєстрі Дія.City, а з наявності в штаті призовників, військовозобов'язаних або резервістів. Це встановлює ч. 5 ст. 34 Закону № 2232-XII від 29.03.1992 «Про військовий обов'язок і військову службу»: персональний облік ведеться на підприємствах щодо осіб, які працюють за трудовим договором і мають відповідний статус.

Відповідальність за організацію обліку всередині компанії — на керівнику. Він або призначає окремого відповідального співробітника наказом, або суміщає цю функцію з іншою посадою. Закон суміщення не забороняє, але наказ обов'язковий у будь-якому разі.

До персонального військового обліку включають лише тих, хто одночасно:

• перебуває у трудових відносинах із резидентом на підставі трудового договору;

• має статус призовника, військовозобов'язаного або резервіста.

Перед внесенням даних до облікових форм і тим більше до подання до ТЦК — перевірте документи кожного працівника. Помилка у визначенні статусу на вході призводить до системних порушень в усьому обліку.

Який військово-обліковий документ перевіряють при прийнятті на роботу

При прийнятті на роботу роботодавець перевіряє військово-обліковий документ працівника — на його підставі заповнюється особова картка (графа щодо військової служби).

Працівник може пред'явити один із двох документів:

• військовий квиток або тимчасове посвідчення — паперові документи, що підтверджують категорію, придатність і факт проходження служби;

• е-ВОД із застосунку «Резерв+» — показує актуальний обліковий статус у реєстрі. При прийнятті на роботу електронний військово-обліковий документ має бути сформований не раніше ніж за 72 години до моменту прийняття.

Кожен із них підтверджує обліковий статус. Але якщо дані в них розходяться — спочатку з'ясуйте причину, і лише потім вносьте відомості в картку.

Кілька правил, про які варто пам'ятати:

• Якщо у «Резерв+» відомостей про службу немає — вносити їх зі слів працівника заборонено. Тільки те, що підтверджено документально.

• Дата формування е-ВОД і дата зовнішнього звіряння з ТЦК можуть не збігатися. Це не порушення.

• Відсутній або прострочений документ — підстава попросити працівника оновити його в ТЦК і СП до оформлення.

Що ми робимо на кожному етапі:

• 1

  Призначення відповідального. Готуємо наказ про призначення відповідального за ведення обліку — з коректними формулюваннями та посиланням на нормативну базу.

• 2

  Перевірка документів чинного персоналу. Щодо кожного штатного працівника перевіряємо актуальний військово-обліковий документ і стан заповнення особової картки.

• 3

  Звірка кадрових даних із «Резерв+». Виявляємо розбіжності між внутрішніми картками і реєстром та усуваємо їх до першого звіряння з ТЦК і СП.

• 4

  Перевірка документів при прийнятті нових працівників. При оформленні кожного нового співробітника перевіряємо військово-обліковий документ. Якщо працівник пред'являє електронний військово-обліковий документ, він має бути сформований не раніше ніж за 72 години до прийняття на роботу, з урахуванням передбачених законодавством винятків.

• 5

  Фіксація змін. Зміна категорії обліку, сімейного стану, місця проживання — оновлюємо картку без затримки після отримання інформації.

• 6

  Формування та зберігання повного комплекту документів. Забезпечуємо наявність усіх обов'язкових облікових документів відповідно до Порядку № 1487 — саме їх перевіряють під час інспекцій.

Перелік документів для ведення військового обліку:

Коли облік налагоджено, наступний крок — бронювання працівників, які відповідають критеріям. Але варто враховувати: якщо документи в порядку лише формально, а фактичні дані в «Резерв+» розходяться з картками, інспекція це виявить — і налагоджений «на папері» облік не захистить від штрафу.

Перевірку військово-облікового статусу працівника тепер проводять через застосунок «Резерв+» — без очікування паперового витягу. Саме ці дані реєстру використовують при зовнішньому звірянні з ТЦК і СП. Якщо відомості розходяться з карткою обліку, виправляти треба до звіряння з ТЦК і СП, а не після.

Більше процесів перейшло в електронний формат, проте відповідальність за коректність військово-облікових документів залишається на роботодавці. Електронний формат спрощує перевірку і подання повідомлень про кадрові зміни. Це важливо враховувати: автоматизація процесу не означає автоматичного дотримання вимог.

Гіг-спеціалісти

Гіг-контракт — не трудовий договір, а різновид цивільно-правового. Тому резидент Дія.City не веде персонального військового обліку гіг-спеціалістів: їх не включають до списків військового обліку, не вимагають у них військово-обліковий документ при укладенні контракту й не надсилають повідомлень про початок, припинення співпраці чи зміну облікових даних. Забронювати гіг-спеціаліста теж не можна — право на бронювання мають лише працівники за трудовими договорами. Щоб оформити бронювання, гіг-контракт припиняють і приймають людину до штату.

Якщо на гіг-спеціаліста надійшло розпорядження ТЦК та СП, його не можна ігнорувати. Порядок та строк реагування залежать від змісту отриманого розпорядження та вимог, зазначених у ньому. Якщо розпорядження стосується особи, яка не перебуває з підприємством у трудових відносинах, підприємство надає відповідь із зазначенням фактичного статусу такої особи та підстав відсутності її на персональному військовому обліку підприємства.

Сам штраф за неведення обліку гіг-спеціалістів накласти не можуть — підстав для такого обліку закон не містить. А от відсутність відповіді на розпорядження вже може бути розцінена як порушення законодавства про мобілізаційну підготовку.

Зовнішні сумісники

Сумісник одночасно перебуває у трудових відносинах із кількома роботодавцями — і кожен зобов'язаний вести його облік самостійно. Логіка «він вже врахований за основним місцем» тут не працює і прямо суперечить вимогам закону.

Дистанційні працівники

Дистанційний працівник — це той, хто виконує роботу поза стаціонарним робочим місцем на підставі трудового договору з умовою про дистанційну роботу (ст. 60-2 КЗпП). Відсутність в офісі нічого не змінює: пакет документів — той самий, що для штатних, облік — обов'язковий. Фізичне місцезнаходження працівника і його обліковий статус — різні речі.

Жінки

Жінки підлягають військовому обліку відповідно до вимог законодавства. Зокрема, жінки, які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю, підлягають взяттю на військовий облік військовозобов’язаних у встановленому порядку. Інші жінки можуть підлягати військовому обліку за наявності відповідної військово-облікової спеціальності та за умови взяття на військовий облік. Якщо жодної з цих підстав немає — до персонального військового обліку підприємства їх не включають. Включати всіх жінок підряд — помилка.

Бронювання військовозобов’язаних працівників можливе за умови дотримання вимог, визначених Порядком № 76. Зокрема, значення мають статус підприємства, наявність відповідних підстав для бронювання, дотримання встановлених квот та вимог до військового обліку працівників. Сам факт перебування працівника у трудових відносинах із підприємством і наявність належного військового обліку самі по собі не є достатніми для бронювання. Гіг-спеціаліст не може отримати бронювання через трудові механізми — він не перебуває у трудових відносинах із резидентом, і це не виняток із правила, а його пряме застосування.

Перед поданням документів до ТЦК і СП перевірте:

• дані у внутрішніх облікових документах збігаються з актуальними даними в «Резерв+»;

• категорія та облікова група у військово-обліковому документі відповідають поточному статусу — помилка тут є підставою для відмови;

• відсутнє вже активне бронювання або обмеження в реєстрі.

Бронювання оформлюється через портал Дія, підприємством, яке має право на бронювання відповідно до вимог Порядку № 76. Рішення ухвалюється автоматизовано, а заброньованого працівника автоматично переводять на спеціальний військовий облік на строк дії відстрочки. Окремо повідомляти ТЦК і СП про бронювання, перебронювання чи його анулювання не потрібно — чинний Порядок № 76 такої вимоги не містить. Квартальний звіт про заброньованих скасовано з 1 грудня 2024 року. Інформація про відстрочку відображається у військово-обліковому документі в електронній формі.

Алгоритм дій при розбіжності між «Резерв+» і кадровими даними:

• 1

  Фіксуємо розбіжність — порівнюємо ПІБ, дату народження, категорію обліку, ТЦК і СП постановки на облік.

• 2

  Встановлюємо джерело помилки: кадровий документ, реєстр або обидва.

• 3

  Якщо помилка у кадровому документі — вносимо виправлення на підставі актуального ВОД або е-ВОД.

• 4

  Якщо помилка у реєстрі — ініціюємо корекцію через ТЦК і СП; документи до усунення розбіжності не подаємо.

• 5

  Після виправлення повторно звіряємо дані перед поданням.

Після бронювання через Дію окремих повідомлень до ТЦК не потрібно. Але обов'язки з ведення військового обліку залишаються: актуалізація облікових даних, звіряння з ТЦК і СП, перевірка військово-облікових документів при кадрових рухах.

Ключові строки:

Відповідальність і штрафи. За порушення порядку ведення військового обліку посадовим особам загрожує адміністративна відповідальність за ст. 210-1 КУпАП. Протокол складають, якщо повідомлення до ТЦК і СП не подане вчасно, облікові документи відсутні або не відповідають дійсності.

Типові помилки, що призводять до штрафів:

• повідомлення подане з запізненням або не подане взагалі;

• дані в облікових картках розходяться з реєстром на момент звіряння з ТЦК;

• облікові картки не оновлені після зміни статусу або місця проживання працівника;

• відсутній наказ про призначення відповідального за облік.

Якщо заброньовані працівники стоять на обліку в різних ТЦК і СП по всій країні, відстежувати строки вручну складно — варто одразу занести всі строки в календар із нагадуваннями.

Помилки у військово-облікових документах, виявлені до подання, усуваються кадровим шляхом. Якщо неточності знайшли вже після оформлення бронювання — дані виправляють і подають на бронювання повторно. Підстави анулювання визначені Порядком № 76, і не кожна помилка є такою підставою.

Штраф за ст. 210-1 КУпАП — не найгірший наслідок: куди болючіше втратити бронювання через формальну помилку і перезапускати процедуру заново. Якщо маєте сумніви щодо правильності оформлення або хочете перевірити облік перед черговим звірянням із ТЦК — зверніться за консультацією до фахівців АУДИТ КОНСУЛЬТАНТ.